Internes zu den neuen Mailverteilern

Hier sind die Abläufe dokumentiert für die auf Google Groups basierenden Mailverteiler der HLA 21.

Es gibt zwei Verteiler, jeweils mit der Struktur hla21-xxx@googlegroups.com

Nur designierte Administratoren können diese Mailverteiler verwenden. Wenn ein Mailverteiler von jemand anders verwendet wird, bekommt er eine Fehlermeldung.

Neue Mailempfänger müssen im Zweifelsfall in beide Mailverteiler eingefügt werden – der eine Mailverteiler ist nicht in den anderen verschachtelt! Analog beim Löschen eines Mailempfängers.

Um einen Mailempfänger in einen Mailverteiler aufzunehmen:

  1. In Google Groups einloggen: https://groups.google.com/forum/#!overview
  2. „Anmelden“ anklicken
  3. „Meine Gruppen“ anklicken
  4. „Mitglieder verwalten“ anklicken
  5. „Mitglieder direkt hinzufügen“ anklicken
  6. Mail-Adresse eingeben und eine Willkommensnachricht, je nach Mailverteiler

Willkommensnachricht (Beispiel)

Liebes neues Mitglied des HLA21-Mailverteilers „xxx„, wir haben Sie in diesen Mailverteiler aufgenommen. Wir nutzen hierbei die Funktionalität von Google Group in sehr eingeschränkter Weise, um den Mailverkehr mit Ihnen DSGVO-konform zu gestalten. Infos finden Sie hier: https://hla21.de/neue-mailverteiler/ ( Koordinationsteam der Hofheimer Lokalen Agenda 21 (HLA 21) | www.hla21.de | info@hla21.de)

Sendeberechtigung für einen Mailverteiler eintragen:

Die Sendeberechtigung für eine Mailadresse, z.B. bei einem HLA21-Koordinatoren, wird wie folgt eingetragen:

  1. „Alle Mitglieder“ anklicken
  2. Häkchen neben der betreffenden Mailadresse anklicken
  3. Im Menü oben: Aktionen > Berechtigung zum Posten festlegen > Ausnahme – Posten zulassen

Neuen Mailverteiler aufsetzen

Leider kann man einen Mailverteiler nicht kopieren als Grundlage für einen neuen Verteiler. Man muss sich diverse Einstellungen in einem bestehenden Mailverteiler anschauen und sie im neuen Verteiler identisch setzen.